1. Oprichting
De stichting is op 9 februari 2015 opgericht. De stichting is ontstaan uit de “Vereniging dorpsbelang
2e Exloërmond, voorheen Streekverbetering” en de stichting Welzijn Buurthuis “de Kiel’n”.
Door de samenvoeging van de vereniging en de stichting is een bredere stichting ontstaan, die naast het behartigen van belangen ook activiteiten organiseert en mogelijk maakt.
De stichting heeft geen leden, die samen het beleid bepalen dat het bestuur moet uitvoeren. Voor de stichting zijn alle dorpsgenoten van belang.
De stichting heeft tot doel:
Het welzijn en de leefbaarheid voor alle inwoners van 2e Exloërmond te bevorderen en de belangen van het dorp te behartigen.
Om dit doel te realiseren ontplooit de stichting de volgende activiteiten:
- Exploiteert de stichting het dorpshuis, “ons dörpshuus”,
- Stelt ruimte beschikbaar voor verenigingen en welzijngroeperingen,
- Organiseert welzijnsactiviteiten ten behoeve van dorpsgenoten,
- Behartigt de belangen die met leefbaarheid te maken hebben,
- Ontplooit initiatieven om de leefbaarheid te vergroten,
- Treedt op als aanspreekpunt voor de gemeente en externe organisaties over aangelegenheden die het dorp betreffen.
3. Visie van het bestuur
Het bestuur ziet als ideale structuur een scheiding van dorpsbelang en dorpshuis aangelegenheden binnen het bestuur. Een deel van het bestuur richt zich primair op aangelegenheden van dorpsbelang en een deel van het bestuur richt zich primair op het dorpshuis. Samen vormen zij het bestuur en zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het beleid van de stichting. Voorwaarde daarvoor is dat er voldoende bestuursleden zijn.
De stichting heeft ten doel het belang van alle dorpsgenoten te behartigen. Zij wordt daartoe geïnformeerd door ieder die dat maar met het bestuur wil spreken. Het bestuur acht het gesprek het belangrijkste middel om tot resultaat te komen.
Het belang van het dorp wordt het best behartigd door contacten met verschillende instanties en de gemeente om zo gehoord en geïnformeerd te worden over alle mogelijke onderwerpen die voor het dorp van belang zijn. Een bestuurslid is bij overleg deelnemer of het bestuur laat zich door een dorpsgenoot vertegenwoordigen.
Het bestuur zal zich niet bemoeien met de interne gang van zaken binnen verenigingen of stichtingen, dat is de verantwoordelijkheid het bestuur van die vereniging of stichting.
Verenigingen, stichtingen of anderen bepalen zelf of zij gebruik willen maken van het dorpshuis. Het bestuur zal dat op geen enkele manier afdwingen. Bij de exploitatie zal rekening worden gehouden met de wensen en belangen van de personen, clubs en verenigingen die gebruik maken van het dorpshuis.
4. Dorpsbelangen
Dorpsbelangen zet is zich in om het dorp goed op de kaart te zetten en zet zich in om het dorp mee te laten spreken over alle mogelijke onderwerpen. Dorpsbelang is geen actiegroep en zal dan ook niet actie voeren tegen onderwerpen waarbij de belangen van het dorp niet zijn gediend. Wel zal dorpsbelang een standpunt over die onderwerpen innemen.
Dorpsbelangen kan veel onderwerpen betreffen. Waar mogelijk zal dorpsbelangen vertegenwoordigd zijn of zich laten vertegenwoordigen in overleggen met overheden en andere organisaties.
5. Het bestuur
De stichting wordt geleid door een bestuur, dat bestaat uit 5 tot 7 personen.
De taken en verantwoordelijkheden van het bestuur staan beschreven in de statuten van de stichting. Dit omvat o.a.:
- behartigen van de belangen van alle dorpsgenoten in brede zin.
- bevorderen van de leefbaarheid in het dorp in de breedste zin van het woord.
- onderhouden van het perceel en het pand aan de Noorderdiep 33 te 2e Exloërmond,
- zorgen voor de inrichting, bestemming, indeling en aankleding, onderhoud en verdere ontwikkeling van het dorpshuis,
- opstellen van regels voor verhuur en gebruik van het dorpshuis,
- vaststellen van de prijzen voor verhuur ruimtes en consumpties in het dorpshuis,
- het financiële beheer van de stichting,
De stichting exploiteert het dorpshuis en doet dat zonder winstoogmerk.
De inkomsten is de stichting komen van een subsidie van de gemeente, sponsoring en de inkomsten uit de baromzet en verhuur van ruimtes.
Het bestuur van de Stichting dorpsbelang & dorpshuis 2e Exloërmond bepaalt het algemeen beleid van het dorpshuis.
Het bestuur stelt het beleidsplan en de jaarlijkse begroting vast en beslist over investeringen.
Het bestuur vertegenwoordigt de Stichting naar buiten, ondersteunt de vrijwilligers bij de uitoefening van haar/zijn taken.
Voor het dagelijkse functioneren van het dorpshuis worden vrijwilligers ingezet.
- geven leiding aan de activiteiten binnen het dorpshuis;
- handhaven de regels voor verhuur en gebruik;
- verzorgen de in- en verkoop van drank- en etenswaren;
- initiëren sociaal-culturele activiteiten in het dorpshuis.
6. Organisatiestructuur
Het bestuur bestaat uit 5 tot 7 personen die onderling een verdeling van de taken maken.
In ieder geval is er een voorzitter, secretaris en een penningmeester.
Het bestuur maakt onderling een verdeling welke bestuursleden zich richten op aangelegenheden
van dorpsbelang en welke bestuursleden zich richten op het dorpshuis.
Ieder bestuurlid heeft een aandachtsgebied waar dat bestuurlid, samen met vrijwilligers die zich daarvoor hebben opgegeven, de activiteiten rond dat aandachtsgebied coördineert.
Te onderscheiden aandachtgebieden zijn:
Aanspreekpunt voor vrijwilligers die het dorpshuis beheren.
Bouwkundige zaken/groot onderhoud.
Communicatie PR activiteiten.
Uitgeven dorpskrant.
Aandachtsgebied dorpsbelang zaken.
Projecten.
7. Doelgroepen
Het dorpshuis staat in principe open voor:
- alle verenigingen, organisaties, dorpsgenoten uit 2e Exloërmond en directe omgeving,
- bestuurs- en ledenbijeenkomsten van verenigingen en organisaties,
- bijeenkomsten gericht op de bevolking van 2e Exloërmond,
- activiteiten van dienstverlenende instellingen gericht op 2e Exloërmond,
- voorlichting- en informatiebijeenkomsten gericht op de bevolking 2e Exloërmond,
- cursussen en andere educatieve activiteiten gericht op de bevolking van 2e Exloërmond,
- kleine familiefeesten en festiviteiten van persoonlijke aard, met een maximum van 50 volwassenen.
Verenigingen en organisaties buiten het dorp 2e Exloërmond kunnen ruimtes in het dorpshuis huren, wanneer dit niet ten koste gaat van de hierboven genoemde activiteiten. Dit is ter beoordeling aan het bestuur.
Op beperkte schaal kan er op commerciële basis ruimte worden gehuurd in het dorpshuis. De huurder moet met zijn/haar activiteit een meerwaarde hebben voor het dorp. Hiervoor worden altijd afspraken op maat gemaakt met het bestuur.
Het bestuur van het dorpshuis zal niet actief proberen verenigingen, die nu van andere gebouwen gebruik maken, van het dorpshuis gebruikt te laten nemen. Dat besluit is geheel aan het bestuur van de verenigingen.
8. Voorzieningen
Dorpshuis: “ons dörpshuus” beschikt over diverse ruimtes waar bijeenkomsten kunnen worden gehouden.
De grote zaal beneden, waar maximaal 100 mensen een plek kunnen vinden. Deze ruimte heeft een bar en is uitgerust met een beamer geschikt voor presentaties. Tevens staat in deze ruimte het biljart, met officiële wedstrijdafmetingen, en is er een grootbeeld televisie.
In de achterkamer beneden is de dorpsbibliotheek geplaatst en kunnen kleine groepen vergaderen. Tevens is de ruimte geschikt voor dartwedstrijden.
De voorzaal boven is geschikt voor maximaal 35 personen. In deze ruimte is ook een beamer.
Op de verdieping zijn nog twee vergaderkamers, geschikt voor 6 en voor 10 personen om te vergaderen.
De achterste kamer boven is ingericht als de jeugdsoos. Hier staat onder andere de tafeltennistafel.
Het dorpshuis heeft een keuken waar kleine gerechten kunnen worden klaargemaakt en daar staat tevens de frituur.
Voor het dorpshuis is een terras waar een drietal picknicktafels staan.
Bij het dorpshuis is ruime parkeergelegenheid, zowel voor auto’s als voor fietsen.
Er een vaste telefoonlijn tel 0599- 202609 en een draadloze internetverbinding (wifi).
Zowel op de begane grond als op de boven verdieping is een heren en een dames toilet. Op de begane grond is een mindervalidentoilet.
Op de trap is een mindervalidenlift aangebracht. Die uitsluitend mag worden gebruikt door personen die niet trap kunnen of mogen lopen.
In het gebouw is camerabewaking en het heeft een alarminstallatie.
Kleedruimtes:
Op nadrukkelijk verzoek van de gemeente Borger-Odoorn heeft de stichting de kleedruimtes gekocht, zodat er maar één eigenaar van de gebouwen op het sportpark is. De reden hiervoor is dat de gemeente niet twee eigenaren van de gebouwen wil hebben, waardoor er niet een VVE hoeft te worden opgericht.
De kleedkamers zijn voor alle verenigingen uit het dorp te huur.
De stichting heeft als beleid dat het de verhuur van de kleedruimtes de exploitatie van het dorpshuis niet mogen raken. Geld van en voor het dorpshuis mag niet in de kleedruimtes worden geïnvesteerd.
9. Activiteiten
De ruimtes in het dorpshuis zijn voor verenigingen en welzijngroeperingen vrij van huur te gebruiken. Wel wordt van de deelnemers verwacht dat zij bij activiteiten minimaal 1 consumptie gebruiken.
Alle verenigingen die gebruik willen maken van het dorpshuis kunnen hiervoor met het dorpshuis “ons dörpshuus” contact opnemen, persoonlijk met een van de bestuursleden of telefonisch 0599 202609.
Dorpsgenoten kunnen ruimte in het dorpshuis “huren” voor privé aangelegenheden, op basis van een arrangement hiervoor kan een keuze gemaakt worden uit verschillende arrangementen. Hiervoor worden tarieven vastgesteld door het bestuur. Voor het barbeheer is een gastvrouw/heer van het dorpshuis aanwezig.
Door het dorpshuis worden zelf ook activiteiten ontplooid en georganiseerd. Deze activiteiten zijn voor iedereen uit het dorp toegankelijk.
Beleid is om de activiteiten breed toegankelijk te laten zijn voor zo veel mogelijk dorpsgenoten en indien dat nodig is de entree zo laag mogelijk te houden.
Het bestuur heeft huisregels opgesteld en gebruikers van het dorpshuis dienen zich daaraan te houden.
10. De exploitatie van “ons dörpshuus”
Het beheer en exploitatie van het dorpshuis wordt uitgevoerd door vrijwilligers. Het dorpshuis is geopend op tijden dat er activiteiten zijn of op verzoek van dorpsgenoten. Het dorpshuis wordt in principe gerund door vrijwilligers en is niet commercieel van opzet, een sluitende exploitatiebegroting volstaat.
Puur commerciële activiteiten zoals bruiloften en grote partijen vinden er niet plaats.
Er geldt een strikt handhavingsbeleid met betrekking tot het gebruik van alcohol, aan jongeren onder de 18 wordt geen alcohol verstrekt.
11. De vrijwilligers
Vrijwilligers zijn van het grootste belang voor de stichting. De exploitatie van het Dorpshuis staat of valt met de inzet van een gemotiveerde groep vrijwilligers. Het bestuur prijst zich gelukkig dat er veel vrijwilligers beschikbaar zijn.
Deze vrijwilligers worden geregistreerd conform de horecavergunning, en beschikken over een IVA certificaat (instructie verantwoord alcoholgebruik)
Er zijn instructies beschikbaar voor het gebruik van de apparatuur van het Dorpshuis.
Het schoonmaken van het gebouw wordt gedaan door een vrijwilligersgroep.
Voor het buitenterrein (parkeerplaats, grond rond het dorpshuis , erfbeplanting) is ook een onderhoudsploeg van vrijwilligers beschikbaar.
Vrijwilligersbeleid.
Vrijwilligers hebben verschillende taken en aandachtsgebieden. Die varieert van bestuurslid, organiseren activiteiten, barbeheer en het (tuin)onderhoud.
Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt door ervaren vrijwilligers.
Alle vrijwilligers zijn W.A. verzekerd via de gemeente.
Aan vrijwilligers die voor een substantiële bijdrage aan het functioneren van het dorpshuis leveren kan het bestuur een vrijwilligersvergoeding toekennen.
Bij een inzet van meer dan 2 uur per week gemiddeld, kan een vrijwilliger over de meer ingezette uren een vrijwilligersvergoeding ontvangen.
Deze vergoeding is door de overheid bepaald en betreft een vergoeding van maximaal € 4,50 per uur met een maximum van € 170,00 per maand maximaal gedurende 10 maanden per jaar, dus met een maximum van € 1700,00 per jaar.
De vergoeding kan voor een lagere bedrag worden toegekend wanneer er een kleinere vrijwilligersbijdrage wordt gedaan of in gezamenlijk overleg. Een vrijwilliger kan afzien van een vergoeding.
De ingezette uren moeten worden geregistreerd.
12. Tarieven, openingstijden
Voor de verschillende ruimtes heeft het bestuur huurbedragen vastgesteld.
De vrijwilligers in het dorpshuis en het bestuur kunnen hier informatie over geven.
Grote zaal beneden per dagdeel: € 35,00, voor een half dagdeel € 20,00.
Achterkamer beneden per dagdeel: € 15,00, voor een half dagdeel € 10,00.
Voorkamer boven per dagdeel: € 25,00, voor een half dagdeel € 15,00.
Grote vergaderkamer boven per dagdeel: € 15,00, voor een half dagdeel € 10,00.
Voor hulpmiddelen, zoals beamer en geluidsinstallatie wordt een bedrag in rekening gebracht.
Beamer € 5,00
Geluidsinstallatie € 5,00
De ruimte moet opgeruimd en stofzuigerschoon worden opgeleverd.
Voor de consumpties wordt het normale tarief betaald. De tarieven zijn op een bord in de grote zaal beneden aangegeven.
Het is niet mogelijk een ruimte te huren of te gebruiken met medeneming van eigen drankjes.
Gebruikers worden geacht zich aan de huisregels van het dorpshuis te houden.
Verenigingen die gebruik maken van het dorpshuis maken voor het serveren van consumpties gebruik van gastvrouw/heer van het dorpshuis. Kleine hapjes (bitterballen, etc.) kunnen door het dorpshuis worden geserveerd.
Maaltijden worden niet door het Dorpshuis verzorgd. Eventueel kan de huurder, altijd na overleg met het bestuur van het dorpshuis, daarvoor zelf een cateringbedrijf inschakelen. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de huurder/organisator van het evenement.
Het dorpshuis is geopend tijdens activiteiten, zoals die in de maand-agenda op de website vermeld staan. De sluitingstijden zijn bij de ingang van het dorpshuis aangegeven.
13. Duurzaamheid
Het dorpshuis voert een actief beleid op het gebied van duurzaamheid.
In 2016 is kort na de aankoop van het huidige dorpshuis werden al 96 zonnepanelen op het dak gelegd. Het dorpshuis kan nu in zijn eigen behoefte aan elektriciteit voorzien. Bij vervangingen zal voor duurzame alternatieven worden gekozen. Lampen zullen zo veel mogelijk worden vervangen door dimbare LED lampen.
Om dit beleid te ondersteunen en te weten waar mogelijkheden liggen waar nog verder op energie bespaard kan worden is via het BOKD (Brede Overleg Kleine Dorpen) een energiescan van het dorpshuis gemaakt. De resultaten hiervan kwamen begin 2016 beschikbaar. Het dorpshuis heeft een energiemonitor, waarin het energieverbruik en de kosten worden gemonitoord.
14. Communicatie
Website:
Het bestuur zet een breed scala aan middelen in om “ons dorpshuus” te promoten en het activiteitenaanbod onder de aandacht van de inwoners van 2e Exloërmond te brengen. Dat gebeurt ondermeer via de website. Alle activiteiten die in het Dorpshuis plaats vinden zijn te vinden op de website www.dorpshuis2emond.nl .
Daar wordt algemene informatie gegeven en staat een maandkalender.
Facebook:
Om dorpsgenoten te informeren is er een facebook pagina, @dorpshuis2emond
Dorpskrant:
Om de dorpsgenoten over ontwikkelingen rond het dorpshuis te informeren, activiteiten aan te kondigen en verslag te doen van gebeurtenissen.
Daarnaast is er ruimte voor ontspanning.
Alle dorpsgenoten en verenigingen kunnen informatie in de dorpskrant laten opnemen.
De dorpskrant verschijnt 4 keer per jaar en wordt huis aan huis verspreid.
Locale pers:
We maken persberichten om belangrijke activiteiten aan te kondigen en schrijven verslagen over succesvol verlopen activiteiten.
december 2020
Het bestuur.